Politique de protection des renseignements personnels

Politique de protection des renseignements personnels à L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay

L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay (Lieux d’Actions et de Services Travaillant dans l’Unité avec les Sans-Emploi) est un organisme de défense des droits des sans-emplois, d’entraide et de lutte à la pauvreté couvrant la sous-région du Saguenay. Notre organisme veut maintenir un lieu communautaire accessible aux personnes sans emploi en mettant sur pieds des ressources liées aux besoins de ces personnes, en plus d’offrir des services d’accueil, d’accompagnement, de défense des droits (individuels et collectifs), de promotion, de sensibilisation, d’écoute, de référence et d’orientation vers les organismes communautaires ou gouvernementaux appropriés. Ces personnes sont principalement assistées sociales, chômeuses, accidentées du travail ou sans chèque.

À titre d’organisme de défense des droits, nous recueillons, utilisons et divulguons quotidiennement des renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de consultation et de représentation. La confidentialité est importante pour nous et elle est un élément essentiel de nos relations avec les prestataires faisant appel à nos services et à nos membres.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels a pour but de vous aider à comprendre nos pratiques en matière de cueillette, d’utilisation, de divulgation et de conservation des renseignements personnels. En nous fournissant des renseignements personnels (par l’intermédiaire de notre site Web, par courriel, en personne ou par téléphone), vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique sur la protection des renseignements personnels, et vous autorisez L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées ci-dessous.

OBJECTIF

S’assurer que :

a) L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay est en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires au sujet de la protection des renseignements personnels;
b) Les obligations de L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay à l’égard de la protection des renseignements personnels sont respectées de manière professionnelle, dans un environnement sécurisé, et font l’objet d’un contrôle adéquat.

ÉNONCÉ

Responsable de l’application de la présente politique.:

1) Par les présentes, Sylvain Bergeron, est désigné responsable de l’application de la présente politique et toutes les plaintes et demandes de renseignements doivent lui être adressées directement.

NOTRE ENGAGEMENT

À L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay, les membres et les prestataires faisant appel à nos services sont à la base de toutes nos activités. En qualité d’organisme de défense des droits, ces personnes nous confient certains de leurs renseignements personnels les plus confidentiels. Nous devons respecter la confiance qu’ils nous témoignent et leur expliquer notre engagement à protéger les renseignements qu’ils nous communiquent dans le cadre de notre relation.

Il y a 10 principes que nous devons suivre, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP).

Responsabilité : Une organisation est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion et doit désigner une ou des personnes qui devront s’assurer du respect des principes énoncés ci-dessous.

Détermination des buts : Les fins auxquelles des renseignements personnels sont recueillis doivent être déterminées par l’organisation avant la collecte ou au moment de celle-ci.

Consentement : Vous devez obtenir le consentement éclairé d’une personne pour recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels à son sujet, excepté lorsqu’il serait inapproprié de le faire.

Limitation de la collecte : L’organisation ne doit recueillir que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu’elle a déterminées. L’information doit être recueillie de façon honnête et licite.

Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne doivent pas être utilisés ou communiqués à d’autres fins que celles auxquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige. On ne doit conserver les renseignements personnels qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées.

Exactitude : Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.

Mesures de sécurité : Les renseignements personnels doivent être protégés au moyen de mesures de sécurité appropriées à leur degré de confidentialité.

Transparence : Une organisation doit faire en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles à toute personne.

Accès des personnes : Une organisation doit informer toute personne qui en fait la demande de l’existence de renseignements personnels la concernant, de l’usage qui en est fait et de leur communication à des tiers, et lui permettre d’en prendre connaissance. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les rectifications nécessaires.

Possibilité de porter plainte : Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la ou les personnes responsables de la conformité de l’organisation.

APPLICABILITÉ

La LPRPSP ne s’applique qu’aux renseignements personnels. La présente Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels. La présente politique s’applique à tous les employés et bénévoles.

COLLECTE ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS

Nous recueillons les renseignements dont nous avons besoin pour réaliser les tâches que nous nous sommes engagés à accomplir, qu’il s’agisse d’intervenir auprès d’unE agentE ou pour un représentations devant des instances administratives ou quasi-judiciaires.

Les renseignements sont mis à jour périodiquement lors des rencontres avec l’intervenantE.

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ils sont confidentiels. Sauf exceptions légales, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Il y a deux types de collectes de renseignements, soit les membres ou les prestataires qui sollicitent nos services de protection de leurs droits. Ces renseignements peuvent comprendre ce qui suit :

Pour les mandats de représentation :

Nom
Date de naissance
Numéro d’assurance sociale
Numéro de dossier
Adresse du domicile
Adresse du lieu de travail
Numéros de téléphone et de télécopieur
Adresses de courriel
Exceptionnellement, si la représentation le nécessite : les renseignements médicaux

Pour la carte de membre :

Nom
Date de naissance
Adresse du domicile
Numéros de téléphone
Adresses de courriel

CONSENTEMENT

Afin que nous puissions ouvrir un dossier, obtenir des renseignements et les mettre à jour, le client doit signer un formulaire de consentement qui sera versé dans son dossier. Pour ce qui est de la carte de membre, en remplissant le formulaire vous donner votre consentement.

COMMUNICATION À DES TIERS

Nous pouvons, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier d’une personne:

1° au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec;

2° à un organisme chargé en vertu de la loi de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois, qui le requiert dans l’exercice de ses fonctions, si le renseignement est nécessaire pour la poursuite d’une infraction à une loi applicable au Québec;

3° à une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou au Canada;

4° à un organisme public au sens de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A‐2.1) qui, par l’entremise d’un représentant, le recueille dans l’exercice de ses attributions ou la mise en oeuvre d’un programme dont il a la gestion;

5° à une personne ou à un organisme ayant pouvoir de contraindre à leur communication et qui les requiert dans l’exercice de ses fonctions;

6° à une personne à qui cette communication doit être faite en raison d’une situation d’urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité de la personne concernée;

7° à une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin dans l’exercice de ses fonctions;

Outre les cas prévus ci-dessus, nous pouvons également communiquer un renseignement personnel contenu dans un dossier que nous détenons sur autrui, sans le consentement des personnes concernées, en vue de prévenir un acte de violence, dont un suicide, lorsqu’il existe un motif raisonnable de croire qu’un risque sérieux de mort ou de blessures graves menace une personne ou un groupe de personnes identifiable et que la nature de la menace inspire un sentiment d’urgence.

Les renseignements peuvent alors être communiqués à la ou aux personnes exposées à ce danger, à leur représentant ou à toute personne susceptible de leur porter secours.

Pour l’application du premier alinéa, on entend par « blessures graves » toute blessure physique ou psychologique qui nuit d’une manière importante à l’intégrité physique, à la santé ou au bien-être d’une personne ou d’un groupe de personnes identifiable.

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En qualité de dirigeants, d’employés et de bénévoles de L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay, nous avons le droit d’accéder aux renseignements personnels des clients et nous devons bien comprendre l’importance de protéger ces renseignements et d’en préserver la confidentialité. Les employés et les bénévoles ayant accès à ces renseignements personnels devront signer une entente de confidentialité à leur entrée en service.

Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et l’accès restreint à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (sauvegarde et archivage des données au moyen d’un système externe, les informations sur papier sont sous surveillance ou sécurisées dans une zone verrouillée ou restreinte, le personnel est formé pour collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles seulement comme nécessaire pour remplir ses fonctions et conformément à notre politique de confidentialité); et mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe sur les ordinateurs.et le matériel électronique est sous surveillance ou sécurisé dans une zone verrouillée ou restreinte en tout temps.

Site web

Témoins : petits fichiers texte qui s’installent sur le disque dur de votre ordinateur et nous aident à vous offrir une expérience Web plus personnalisée. Lorsque vous vous connecterez, nous mettrons en place un certain nombre de témoins pour enregistrer vos informations de connexion et vos préférences d’écran. La durée de vie d’un témoin de connexion est de deux jours, celle d’un cookie d’option d’écran est d’un an.

Ce site fait partie d’un réseau de sites qui se protègent contre les attaques par force brute. Pour activer cette protection, l’adresse IP des visiteurs qui tentent de se connecter au site est partagée avec un service fourni par ithemes.com. Pour en savoir plus sur la vie privée, veuillez consulter la politique de confidentialité de iThemes.

CONSERVATION ET DESTRUCTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous conservons les dossiers complets des clients tant que le dossier n’est pas clos et dans ce cas jusqu’à la fin de l’année financière en cours (31 mars). Tous les dossiers ayant fait l’objet de plaintes ou de problèmes juridiques seront conservés indéfiniment. À l’expiration du délai de conservation requis, les documents comportant des renseignements personnels seront détruits en les déchiquetant.

OPTIONS CONCERNANT LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les clients peuvent obtenir en tout temps un exemplaire de notre Politique de protection des renseignements personnels en accédant à notre site web.
Par une demande écrite envoyée à nos bureaux, 101-94 Jacques-Cartier Est, Chicoutimi, Qc, G7H 1Y3, ou par courriel : lastuse@lastuse.ca, ils peuvent accéder à leurs renseignements. Nous devons donner suite à leurs demandes le plus rapidement possible et, au plus tard, dans un délai de 30 jours suivant la réception de la demande.
Les clients peuvent retirer leur consentement en tout temps, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Cependant, ils seront informés que l’impossibilité d’obtenir les renseignements pertinents pourrait nous empêcher d’accomplir les tâches pour lesquelles nos services sont requis.
Les clients peuvent déposer une plainte au sujet de nos procédures de protection des renseignements personnels et de toute infraction à la Politique de protection des renseignements personnels. Les plaintes doivent être faites par écrit et transmises au responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable de la protection des renseignements personnels communiquera avec le client pour obtenir toutes les précisions. Le responsable de la protection des renseignements personnels analysera alors les circonstances à l’origine de la plainte et déterminera s’il y a lieu de modifier les dispositions actuelles de la Politique de protection des renseignements personnels. Les assureurs devraient être avisés de toute plainte relative à leurs clients ou à leurs produits.

EXCEPTIONS AU DROIT D’ACCÈS DES CLIENTS

L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay doit refuser l’accès aux renseignements personnels dans les situations suivantes :

la communication révélerait des renseignements personnels au sujet d’un tiers, à moins que le tiers en question n’y consente ou qu’il s’agisse d’une situation qui mette en danger la vie d’une personne;
si un organisme d’État enjoint à L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay de refuser l’accès aux renseignements ou encore de ne pas révéler que les renseignements ont été communiqués. L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay doit alors refuser la demande et en informer le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

L.A.S.T.U.S.E. du Saguenay peut refuser l’accès à des renseignements personnels si ces derniers appartiennent à l’une ou l’autre des catégories suivantes :

renseignements protégés par le secret professionnel;
renseignements dont la divulgation risquerait de nuire à la vie ou à la sécurité d’une personne;
renseignements recueillis à l’insu de la personne et sans son consentement, pour en assurer l’exactitude ou l’accès, et dont l’obtention est nécessaire aux fins d’une enquête sur la violation d’une convention ou sur une contravention à la législation fédérale ou provinciale (le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada doit en être informé);
les renseignements ont été fournis dans le cadre du processus de règlement officiel d’un litige.

VIOLATION DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Advenant que nous ayons connaissance d’une violation de la protection des renseignements personnels, nous réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires.
Au besoin, le ou les clients touchés et l’assureur seront avisés.
Au besoin, nous aviserons notre fournisseur d’assurance responsabilité professionnelle.